# 《高效邮件工作法》书摘

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- Published: 2023-08-21T06:00:00+08:00
- Author: 白宦成

* 高效能人士最常考虑的就是工作的“主导权”。
 * 高效能人士不喜欢无用功。这里所说的无用功，指的是原本不用做，却因为没有安排好而
   不得不做的所有工作。
 * 与其排出优先级，不如省下时间着手处理眼前的工作，反而更能迅速完成工作。
 * 例如，你打开的第一封邮件的内容是“请修改网站资料”，大约需要10分钟的时间。这时，
   如果你手头刚好有别的工作，可能会回复“收到，我会在××点之前处理，请您稍等”。但是
   高效能人士会先处理这件事。不是说回复“××点之前处理”不对，只是“之后有时间了再处理”
   这种想法，是拖延的思维，有些危险。从尽快完成工作的角度考虑，了解邮件内容后立刻
   着手处理更有效率。
 * 其实如果在“3W”的基础上再增加一些信息，邮件的效果会更好。这就是“6W+3H”。先在“3W”
   上加上“3W”： When……什么时间 Where……什么地点 Whom……对象是谁 再加上“3H”： How to……
   怎么做 How many……多少 How much……花费多少 利用这些来整理想要传达的信息吧。
 * 总之，回复邮件并不是越快越好，最佳的回复时机要结合“目的”来考虑。
 * 发送的邮件完美无瑕，这是我们的理想。但是如果因为追求完美而错过对方期望收到邮件
   的时间，这封邮件就失去了它的价值。我认为我们更应该重视速度，为了“目的”，牺牲一点“
   正确”也无可厚非。这么一想，写邮件时是否会更放松一些？
 * 因此，避免连词的过度使用，是缩短邮件的一个方法。有人觉得连词是邮件不可或缺的，
   但是即使没有连词，邮件内容也是流畅的。所以果断删除那些不必要的连词吧，上下文的
   连贯性并不会受到什么影响。
 * 其实想要尽快收到回复并不难。只要根据前文所列的看上去有些棘手的邮件的共同点，反其道而行
   之即可。具体来说，就是要使邮件内容易读懂、易判断、需求明确。此外，要明确地列举
   出回复的好处（更进一步说，最好再加上不回复的坏处）。
 * 高效能人士的语感十分敏锐，他们不仅可以准确地传达信息，还会有意识地考虑如何给对方
   留下好印象。因为就算你传达的信息无误，如果对方对你没有好印象，也不会心情愉悦地
   与你合作，反而可能拖延工作。要想提高工作效率，仅靠自己的努力是不够的，只有使对方
   心情愉快地与你合作，才能加快工作进程。
 * 高效能人士很少使用消极的语言，即便在传达消极的内容时，也会尽量使用积极的表达方式。
   例如，他们会将“按时集合不要迟到”换成“请您预留足够的时间,及时到达集合地点”。再
   比如，他们会将“请不要随意修改数据”改为“如果需要修改数据,请与负责人联系”。这样
   一来，不仅不会惹怒对方，还可以使其欣然采取我们所期望的行动。
 * 转换说法时，需要注意的要点很多，其中最关键的就是不要为自己的行为道歉，而要感谢
   对方的行为。比起“没能接到您的电话，非常抱歉”，“感谢您的来电”更能给人留下好印象。
 * 邮件只能用文字传达信息，因此，要避免对方将信息理解错误。如果遇到信息还没有完全
   确认就需要发邮件的情况，在前文的案例中，不要写“我认为付款时间是下月末”，而该写成“
   付款时间是下月末，我向会计确认之后再与您联络”。 当然，对于很多推测、预测、无法
   断言的内容，如不便断言的战略等，传达前需要事先表明“我预测”、“我个人认为”，或者“
   我确认一下细节再……”，这样文中就不用反复使用“我认为/我想”的表述了。
 * 话虽如此，胡乱打听却是不智的。这种时候，请使用“在可能的范围内”、“如果方便的话”
   等表述。
 * 大项目的运行必须事先设定“提前确定信息共享对象”、“工作汇报另行发送邮件”等基本规则。
 * 适合通过电话沟通的情况有： •可以当场回复的事情。 •紧急的事情。 •需要边解说边确认
   对方的理解程度的事情。 •因为存在感性因素，仅用文字表达容易引起纠纷的事情。 即使
   对方已经发来邮件，如果你认为电话沟通更快捷或更不容易引起误解，都可以主动进行电话
   沟通。