《零秒工作》书摘

《零秒工作》书摘

  • 我认为日本白领的工作效率低下的三大主要原因是“众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作”“部门内外协调后的再次协调”以及“随之而来的庞杂冗繁的资料制作”。
  • 能够自己作决定并推进工作,简而言之,就是一种“工作能力的体现”。
  • 无论收集多少信息都无法作出决策时,往往是因为没有在什么时间前决定什么、该做什么的这种目的意识和紧迫感,只是漫无目的地收集信息而不断推迟行动。信息是一种判断该往左走还是该往右走的单纯手段,必须将其具体化。但是问题是,在收集信息的过程中,有的人会误认为自己正在开展有效的工作。
  • 虽然不是指所有的工作,但是对于大多数工作,都可以先干脆地推进,在精神上比较轻松的情况下形成一种良性循环,进而逐步提升自己的干劲。为此对工作速度的强烈意识也是必不可少的。
  • 要想提升工作速度,首先对于该项工作必须有整体印象。所谓整体印象是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。
  • “确认上司指示”比任何事情都要重要,因为即便最初的指示足够明确,但上司中途突然变卦的事情也是实际存在的。
  • 工作本身并不是以细致完成为最终目的,它终究要以做出某项成果为目的。
  • 首先,你必须想象某项工作进展顺利并已经圆满完成
  • 将 A4 纸横着摆放,在左上方写上标题,右上方写上日期,正文写 4~6 行,每行 20~30 字。花 1 分钟的时间写完 1 页,从早上起床后到晚上睡觉前,写 10 页,那么你的大脑就能非常清晰。如果每天坚持书写 10 页笔记,那么你的大脑一定会越来越灵活。有工作能力的人甚至会成为更加出类拔萃的人才。
  • 迅速把握问题所在,其重点在于:在平常的生活中就不断思考哪些事件可能导致问题发生。
  • 假设如果不经过验证,就没有任何意义。假设的验证,是通过采访和分析故障信息等手段展开的。
  • 所谓坦诚地听取意见,是指没有反感,不会反驳对方,会完整地听取对方所说的话。但是只是听取意见,工作是不可能有所进展的,在听取之后还再次确认内容,提出疑问,深入挖掘问题的本质和解决方案,才能算得上是有意义的工作过程。
  • 工作能力强的人和工作能力一般的人最大的区别,主要体现在是否能够使用适当的方式,问出最核心的问题。
  • 在有限的时间内收集信息,能够避免淹没在信息的洪水之中,还能够掌握安排好优先顺序的方法。这样一来,工作的速度便能不断提升。
  • 此外,如果浏览到了优秀的博客日志,我还会尽量去阅读这位作者以往所有的日志。让人不可思议的是,能够写出一篇优秀日志的作者,其以往的日志往往也是非常优秀的。
  • 在全球性的竞争愈演愈烈的当今社会,掌握能够看懂英文视频的能力、以较快速度阅读英文报道的能力,对提升工作速度变得越来越重要。即使通过其他途径来提升工作效率,如果在这个方面浪费了大量的时间,那么提升工作速度也不过是一纸空谈罢了。
  • 只花费两个小时共进晚餐其实并不容易,但是不论两个人有多么意气相投,都应该尽量避免超过两个半小时以上的交谈。
  • 充满智慧和洞察力的朋友给予我们的灵感与刺激,是其他任何事物都无法替代的。如果身边有和自己相同年纪,或者比自己大 5 岁、10 岁,或者比自己小 5 岁这些年龄段的朋友,能够随时向其咨询问题,那么每个年龄段至少要有两位。
  • 我建议大家不要在意格式,使用 52 页所推荐的“A4 纸做笔记”法,先写出一个题目,然后 1 分钟内在 1 页纸上写下 4~6 行、每行 20~30 字的内容。当你不在意格式、顺序和体裁的时候,会感觉写起来流畅多了,对于这种行云流水的书写方式甚至连你自己都会感到惊讶。
  • 如果写好了 30~50 页的笔记,就将它们摆放到比较大的桌面上。最普通的摆放模式是将关于问题和课题的笔记放在左侧,将解决对策摆在正中间,然后将与其相关的具体对策摆在右侧。
  • 如果你是一位上司,在让员工制作文件和资料的时候,从一开始就应该有尽量详细的工作完成概要(用来展示在工作结束的时候,应该形成怎样的成果)。如果比较熟悉了之后,那么大概只需要花费 30 分钟就能够详细地写出一篇工作成果概要,然后让员工按照这个概要来完成工作。在这样的状态下才能够稳定地推进工作,避免发生偏差,工作输出的质量也会有所提高。
  • 传达的内容很难被正确地理解。而且和上司相比,员工所拥有的信息量大概还不到上司的几分之一。
  • ◎ 向员工指示工作的时候,从一开始就应当尽量详细地写一份工作完成概要,交给员工 ◎ 当制作业务涉及计划书、报告书等资料时,先确定整体的目录、页数和页面的分配,写出每一页的标题,然后编上页码 ◎ 一旦习惯了以后,就可以在员工面前直接编写工作完成概要,直接和员工沟通并达成一致,然后让员工迅速地推进工作
  • 如果意见发生了冲突,那么首先确认共同点。即使看起来两人的意见完全不同,但是只要静下心来仔细思考,几乎都能找到不少共同点,然后一一确认这些共同点。这样一来,意见相反的两个人也会变得比较冷静,警戒心也会相对松懈一些。在这样的基础上再来确认不同点。对于不同点,与其说是黑与白、左与右这样无法融合的差异,很多时候倒不如说是因为前提条件不同,而导致结论不同而已。因此在确认不同点的时候,首先要确认前提条件,在此基础上再整理双方主张的本质区别。在这样的过程中,常常就会意识到:双方的想法其实基本上是相同的,也没有任何利害关系,只是因为些许的差异而引起感情上的对立,仅此而已。
  • 为了做到这一点: ◎ 由会议负责人在白板上书写 ◎ 不要自行随意归纳,尽量将发言的内容如实地记录下来 ◎ 不太明白的时候,要坦率地再次确认,然后写下来 ◎ 归纳要点,补充完善 ◎ 用手指着记录下来的内容,向本人确认 ◎ 整理议题和将要采取的行动 ◎ 关于论点上的偏差,要当场通过图示的方式说明相同点和不同点 以上就是使用白板的要点。
  • 暧昧不明地传达信息,并不意味着有效地传达了信息。倒不如说因为优柔寡断,反而常常会带来负面效果。因此对于比较消极的内容,也必须养成坦率直言的习惯。因为没有清楚地传达给对方,反倒会引起更大的麻烦。 做不到这一点的人,并不就是所谓的好人,或者是很善良的人。他们只是单纯地“无法将应该传达的信息冷静沉着地传达给他人”罢了。或许这样的人只是“摆出自己很善良的样子,满脸堆笑”而已。这种状态下工作是不会有任何进展的。该说的话就要说,该传达的信息就要坦率地传达。
  • 关于 LINE 这款软件,最近有越来越多的人都觉得如果没有 LINE 那几乎就活不下去了。LINE 的问题在于,聊天对话的频率过于热烈频繁,导致难以专注于工作。“聊天对话就是需要热烈的氛围”,这一点确实没错,但是原本一次性讨论后就可以解决的问题却要来来回回谈很久,还要让许多人参与到聊天中,这对于工作的集中度是致命的。
  • 我认为,将认真倾听的态度理解为“输了”的人,只会通过“胜负”来判断事物和周围的人,这是一种不好的习惯。不知道是因为自卑,还是因为没有自信,他们没有掌握比较平稳的待人处事的方法。
  • 不用说用书面形式确认,不少人甚至连口头确认都会省略,只是留下一句:“那就拜托了。”这其实是非常危险的。
  • 人类的记忆会在不知不觉中转变为对自己有利的印象,这确实是一个现实的问题。即使固执地认为“当时对方就是这么说的,一定没有错”,其实只是因为记忆转变为对自己有利的印象而已。
  • 那么为什么有的人会“居高临下”呢?我认为这是对自己没有自信,总是充满压力所造成的。因为对自己没有自信,所以“居高临下”地和他人接触,才能让自己短暂地沉浸在优越感的假象里。可是沉浸在这样的假象里,自信心也不会有丝毫的增长,完全没有任何意义。与其说没有意义,倒不如说对自己有害。
  • 无论是谁,只要受到了表扬和感谢,被他人慰劳,都会感到喜悦。这时候更能涌起干劲,会想要更加努力。为了这个上司,为了这个团队的领导,想要更加努力付出,拿出成果。这就是人类与生俱来的感情。
  • 哪怕是很小一件事,只要怀有感谢的心情,自然而然地就能对他人给予积极的反馈。如果将培养员工当成自己的责任,那么类似“没用的东西”之类的负面想法就会消失不见,取而代之的则是“下次这样做就会更好”之类比较柔和但又发自内心的表达方式。
  • 每天表扬了 10 次以上的话,那么和员工、团队成员之间的关系就会更加紧密,也更容易做出成果。从结果上来说,可以亲眼观察到工作速度的突飞猛进。

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