《高效邮件工作法》书摘

《高效邮件工作法》书摘

  • 高效能人士最常考虑的就是工作的“主导权”。
  • 高效能人士不喜欢无用功。这里所说的无用功,指的是原本不用做,却因为没有安排好而不得不做的所有工作。
  • 与其排出优先级,不如省下时间着手处理眼前的工作,反而更能迅速完成工作。
  • 例如,你打开的第一封邮件的内容是“请修改网站资料”,大约需要10分钟的时间。这时,如果你手头刚好有别的工作,可能会回复“收到,我会在××点之前处理,请您稍等”。但是高效能人士会先处理这件事。不是说回复“××点之前处理”不对,只是“之后有时间了再处理”这种想法,是拖延的思维,有些危险。从尽快完成工作的角度考虑,了解邮件内容后立刻着手处理更有效率。
  • 其实如果在“3W”的基础上再增加一些信息,邮件的效果会更好。这就是“6W+3H”。先在“3W”上加上“3W”: When……什么时间 Where……什么地点 Whom……对象是谁 再加上“3H”: How to……怎么做 How many……多少 How much……花费多少 利用这些来整理想要传达的信息吧。
  • 总之,回复邮件并不是越快越好,最佳的回复时机要结合“目的”来考虑。
  • 发送的邮件完美无瑕,这是我们的理想。但是如果因为追求完美而错过对方期望收到邮件的时间,这封邮件就失去了它的价值。我认为我们更应该重视速度,为了“目的”,牺牲一点“正确”也无可厚非。这么一想,写邮件时是否会更放松一些?
  • 因此,避免连词的过度使用,是缩短邮件的一个方法。有人觉得连词是邮件不可或缺的,但是即使没有连词,邮件内容也是流畅的。所以果断删除那些不必要的连词吧,上下文的连贯性并不会受到什么影响。
  • 其实想要尽快收到回复并不难。只要根据前文所列的看上去有些棘手的邮件的共同点,反其道而行之即可。具体来说,就是要使邮件内容易读懂、易判断、需求明确。此外,要明确地列举出回复的好处(更进一步说,最好再加上不回复的坏处)。
  • 高效能人士的语感十分敏锐,他们不仅可以准确地传达信息,还会有意识地考虑如何给对方留下好印象。因为就算你传达的信息无误,如果对方对你没有好印象,也不会心情愉悦地与你合作,反而可能拖延工作。要想提高工作效率,仅靠自己的努力是不够的,只有使对方心情愉快地与你合作,才能加快工作进程。
  • 高效能人士很少使用消极的语言,即便在传达消极的内容时,也会尽量使用积极的表达方式。例如,他们会将“按时集合不要迟到”换成“请您预留足够的时间,及时到达集合地点”。再比如,他们会将“请不要随意修改数据”改为“如果需要修改数据,请与负责人联系”。这样一来,不仅不会惹怒对方,还可以使其欣然采取我们所期望的行动。
  • 转换说法时,需要注意的要点很多,其中最关键的就是不要为自己的行为道歉,而要感谢对方的行为。比起“没能接到您的电话,非常抱歉”,“感谢您的来电”更能给人留下好印象。
  • 邮件只能用文字传达信息,因此,要避免对方将信息理解错误。如果遇到信息还没有完全确认就需要发邮件的情况,在前文的案例中,不要写“我认为付款时间是下月末”,而该写成“付款时间是下月末,我向会计确认之后再与您联络”。 当然,对于很多推测、预测、无法断言的内容,如不便断言的战略等,传达前需要事先表明“我预测”、“我个人认为”,或者“我确认一下细节再……”,这样文中就不用反复使用“我认为/我想”的表述了。
  • 话虽如此,胡乱打听却是不智的。这种时候,请使用“在可能的范围内”、“如果方便的话”等表述。
  • 大项目的运行必须事先设定“提前确定信息共享对象”、“工作汇报另行发送邮件”等基本规则。
  • 适合通过电话沟通的情况有: •可以当场回复的事情。 •紧急的事情。 •需要边解说边确认对方的理解程度的事情。 •因为存在感性因素,仅用文字表达容易引起纠纷的事情。 即使对方已经发来邮件,如果你认为电话沟通更快捷或更不容易引起误解,都可以主动进行电话沟通。

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