分类
工作日志

准备开始写工作日报了

具体写的规范参考辉哥的《工作日报不简单》

内容转载如下:


从去年10月起,我们在公司内部开始测试「工作日报」,截至目前反馈很好,今天和大家聊聊,回答如下问题:

工作日报的起源

去年夏天的时候,我发现自己的工作忙闲不均,如果当天会议多就非常忙,而如果会议少就比较闲。在空闲的时候我会觉得不适,总希望有什么样的事情能把这些空闲填满。当时采用了「待做列表」(Todo List)的方法,平时把需要做的事项一个个列出来,在空闲的时候就依次去做「待做列表」上的事情。

但这样做有一个问题,即每天完成若干事项,划去「待做列表」上的事项时,内心依然感到很焦虑,因为还有很多「待做事项」,同时也不知道已经完成的「事项」究竟有何重要意义。

那个时候OKR刚开始试行没多久,我在想:如果能把每天的待做事项和这个季度的OKR相关联,很可能有帮助。

所以我开始在每日空闲时就检查OKR,看看做哪些事情会有助于推进季度的OKR。之后逐渐演变为每天早晨开始做相关的计划,每天晚上检查完成情况。后来无论忙闲,我都在早晨做「今日要事」的计划,这样即使当天很忙,我计划的要事依然能抽空完成。

于是我们开始向部分总监、VP推广。我写了一页纸的「工作日报」指南,发给大家,提倡大家试用。结果有趣的事情发生了,一个VP用了两三天之后在群里发了消息说:很有效,工作日报能提醒他,每天关注当周与OKR相关的要事,而以往,只有在周五写周报时,他才会留意到。

就这样,工作日报的习惯在总监、VP的群里先自然开展,逐步推广到各个团队。只要是部门负责人用着觉得不错,他(她)自然会向自己的部门成员推广、介绍。

我们试用了一段时间感觉不错,我找李想谈这个经验。他拿出自己的笔记本,说「这个习惯我从高中就有了。」但是他的做法有一点不同,即他是每天晚上写第二天的要事。我觉得这个更加合理,所以我们把方法改成在每天晚上下班前发工作日报时:除了写「今日完成」,还要写「明日要事」。这样第二天早晨发「今日要事」时,就有了参考。

工作日报的好处?

工作日报在试行两个季度后,我们发现如下明显好处,包括:

1. 与OKR关联,把目标导向融入每一天,提升个人工作效率

高效工作的本质含义并非把Todo List的一个个事项尽快划掉,而是在每天集中精力,朝着既定的目标大步前进。脱开目标谈效率是可笑的。而朝着目标,每日践行理念,就是一种极好的修行。

我强烈推荐开始尝试OKR的团队,引入工作日报的习惯,这会彻底改变个人和团队使用OKR的深度。我甚至把每日的工作日报称之为「mini OKR」。

对于个人而言,每日对于每周、每月或者季度最重要的目标做出贡献,是非常幸福的,其幸福感远远超越划掉几条Todo List。

2.  快速传递高价值信息,增进沟通,促进信任

我们不仅个人写工作日报,而且提倡把每个人的工作日报发在所在部门、项目的群里。不是个别人发,而是所有相关人都发送日报。工作日报做得好,效果会超过每日站会,这也解决了很多团队无法聚在一起开每日站会的问题。

而且,因为工作日报中包含了目标、完成情况、困难、求助信息、思考等等,所以工作日报所传达的信息要远远超过每日站会的信息。

做得非常好的部门,每日工作日报是一个当天的回顾,其中不仅包含完成的事项,更包含个人的思考。从这些事项总结与思考中,部门内的每个成员都能收获更多。

俗话说「人心隔肚皮」,但是工作日报让大家把自己最重要的目标、完成情况和困难都公开出来,这有助于促进团队内的信任。当跨部门的小组之间共享工作日报时,这些小组之间的信任也会提升到新的高度。在减少部门之间的猜疑,打掉部门墙的问题上,工作日报也能起到重要作用。

日报怎么写?

工作日报的具体写法很简单,有如下要点:

  1. 每周一写「本周要事」,通常包含3-5件最重要的,与季度OKR、月度计划相关的要事。
  2. 每天早晨写「今日要事」,包含1-3件今日内最重要的事情,通常要求保持与「本周要事」的关联性。
  3. 每天晚上下班前写「今日完成」,包含对「今日要事」的回顾总结,也包含思考和困难。同时建议写出「明日要事」,包含自己对于明天最重要工作的预测与规划。
  4. 每周五(六)下班前,不仅写「今日完成」,也要写「本周要事」的总结和「下周要事」。

这些信息,在写完之后都要在第一时间「群发」,无法群发的工作日报,其价值至少折损50%以上。

工作日报强调的是「连接」,让每日与季度OKR、月度计划、和周计划连接。让每个人和更多人连接。这样工作日报就能把孤立的每一天与长期关联,把孤立的每个人与团队关联。这就是工作日报的核心奥秘!

由Bestony

发表评论