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《秘书工作手记:办公室老江湖的职场心法》书摘

像玉的石头

内容简介

  • 你不经常找领导汇报,领导就是不高兴;你写文章不懂得研究借鉴,就是写不好;你老在微信上问“在吗”,别人就是讨厌你。

前言 把你的工作做成一门手艺

  • 一是始终保持学习和研究事物的热情;二是至少找准一个领域持之以恒、久久为功。

一、领导正焦急地等待着你的汇报

  • 办公室里干的都是领导随时随地交办下来的一桩桩一件件的事情,目标、方法甚至步骤都相对明确和具体,领导手把手给你指出了明道,你一步步把事情落实好就行了,石头管这叫任务规定下的被动工作方式。
  • 事实上,正是这一件件一桩桩办的妥帖、完美的小事,才累积起领导对你完全的信任,最后才换来他放手让你去做大事的信心。
  • 你汇报的次数,永远少于领导对你的期望
  • 任何一个领导都比较看重两样东西:一是他的上司对他的信任;二是他的下属对他的尊重。作为一名领导,判断下属是否尊重他的一个重要标准便是下属是否经常向他汇报工作,他最怕的事就是部下撇开自己单独飞,这样一来他作为领导的作用和威严往哪里放呢?
  • 如何培养自己汇报的主动性?石头的一位领导曾告诉石头一个诀窍。他说,首先,要永远把自己的工作当成最重要的,才能把握沟通的主动性和有效性;其次,对于汇报,永远要保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感,抢着说,追着说,理直气壮地说。
  • 首先我们要有果因思维,先汇报结果。如果领导想了解事情的经过,再述说缘由,否则不必过多赘述。
  • 即使你曾当过最佳辩手,口才奇佳,找领导汇报时,最好也提前准备一下书面材料
  • 汇报工作要掂量轻重、把握分寸,选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报
  • 汇报工作时要尽量说出自己的想法
  • 你是最了解工作的全貌和进展的,你不说怎么办,却让领导说怎么办不是很可笑吗
  • 站在一个为自己负责、工作负责的角度,我们在请示汇报工作的时候,应当有自己的想法,有解决问题的思路,有推荐方案和理由
  • 当场请领导定夺,即使你的方案很粗糙、不成熟,也要大胆提出来供领导参考,毕竟这是你思考的结果,有思考才会有进步,不断地思考才能慢慢积累起解决问题的能力。

二、正确理解领导指示的关键几招

  • 如果没有头绪,把握不大,就认真按原话落实
  • 说到底,不懂就上问是必须的,不动脑筋张口就问又是禁止的。我们在问领导之前得先在心里想想法子、打打草稿,在有准备的情况下提出问题,给领导一个“善于发现问题解决问题”的好印象。
  • 你的心有多大,决定了你能坐的位置有多高。这个心大,不是说野心,也不是说进取心,说的是包容心。如果你内心排斥领导、疏远领导、惧怕领导,甚至话不敢说、气不敢喘,你就很难从领导身上学到东西,结果就是不能成为领导。
  • 人脑有两个局限性,一是反应需要时间;二是容易遗忘。所以,当领导给你传达一项指示、布置一项工作,没有马上理解意图或者根本就忘掉了都是可能发生的,但对办公室人来说,这种差错一丝一毫都不能出现。

三、领导老挂在嘴边的“眼力见”到底是什么

  • 到底,就是靠自己的工作让领导省心、省事。
  • 不如说最根本的还是在于心态,一种随时随地“搞服务”的心态,也就是说,要把自己的姿态放低,时时刻刻想着,怎么去照顾别人,怎么顾忌到别人的感受和需要。

四、办公室挨骂怎么办

  • 况且,石头一直以为,长袖善舞、善于与人交往本身也是一种超强超有用的能力啊!比接电话、写稿子难多了
  • 为什么有人会时常产生这样的错觉——能力强的人容易被领导嫉妒排挤?很简单,他们混淆了能力与脾气的关系。准确地说,其实是脾气大的人肯定容易被领导讨厌排挤,但有些时候,能力强的人确实会普遍比较有个性、有脾气,个性太强、脾气太大,领导当然不喜欢,碰上识货开明的领导尚能蛟龙入海,碰不上只能搁浅沙滩。于是,一批颇有脾气的人就误以为领导是嫉妒你的才华,怕你有一天取而代之,这简直是天大的误会。
  • 那位老领导后来跟石头说,有些同志在“声辩”这个问题上就非常注意。又有一次开会,一位青年干部迟到了十几分钟,他照例批评了两句,她谦逊点头表示接受,过后老领导问她,才知道早上她送父亲急诊,到了医院做了安顿,马上就赶来开会,开完会还要赶去医院。家事为重,她完全可以不来开会,发个短信就行,但她还是顾全大局,虚心接受领导的批评。由此,领导对她更加信任,也会注意对她批评的方式。老领导觉得,这位年轻干部的表现才是一个成熟青年和优秀员工的良好典范。

五、领导突然叫你起来即兴发言,如何才能讲得头头是道

  • 口才平平的同志要想做好即兴发言,要遵循的应是这样的步骤:会开始了,别闲着,认真记,抓紧想,先简单组织一下表态的套话,然后从脑海里搜罗确定一个“说法”,再运用灵感构思一两个爆点,最后站起身,声音洪亮地按思路讲下来,一个让人印象深刻的即兴发言就完成了!

六、如何拥有温暖人心的力量

  • 哦,父母是在教你打招呼。很明显,一个孩子学会打招呼至关重要。让孩子从小学会问候周围人甚至陌生人,是引领孩子踏入社会的重要的第一步。一个会和人打招呼的孩子,大人往往对他会带着更多的亲近和善意,愿意和他多聊几句,这是人之常情。长此以往,打招呼多的孩子和外界交流频繁,也就接收了更多的信息,容易具备较高的情商和人际交往能力。
  • 任何一个人提出要求,都做好了被拒绝的心理准备,他们提出要求,对于是否难办、是否不符合政策都心知肚明。
  • 多用商量的、温暖的、同情理解的、无可奈何的语气去说拒绝的话,使人更容易接受这样的结果。
  • 他花了很长时间才搞明白一个真理,永远不要说别人的孩子不行,即使确实不行,也不要当面说,否则别人会记恨你一辈子。

八、秘书与领导的日常

  • 对个人来说,马上就办可以提高效率。比如说,我5分钟之前决定,要在接下来的半个小时之内处理一个问题。那么,做了这个决定之后,就不要再想接下来这半个小时是去刷一下朋友圈,还是去回一下微信消息,还是去刷一下微博。现在所要做的事情就是——努力在这半个小时把问题处理完毕。
  • 有位长期管单位人事的领导曾跟石头说过,一个人能力行不行,出趟差就看出来了
  • 带上必备生活、工作用品就行了
  • 备份所有材料,掌握好所有行程安排,最好手机上有短信或用相机拍下来;出差要用的领导讲话啥的纸质材料多带几份,最好带U盘,存上电子版,防止突然修改;把单位通讯录带一份,有座机有手机的那种,出门在外,肯定经常要和本部沟通的,有备无患,或者把电子通讯录存在手机里也行;多带些名片,领导的名片,自己的名片,都多准备一些,出去就是见生人的,名片用量很大;最好也能准备几种常备药,比如创可贴、泻立停、感冒药之类的;还要向财务借点现金,或者自己准备足够现金,以备不时之需,只带一百块钱出门,领导怕是连矿泉水也喝不上了。
  • 比如,入住后先稍稍检查下领导房间电视、电话、空调、卫生间设施是否齐全完好好用;提前了解开会、洽谈、就餐地点,为领导参加活动当好向导;开会及就餐前至少提前5分钟在领导房外等候,为领导服务引导;了解当地名人名事名典故,待领导问时及时补白等等。还有,千万别睡懒觉,定好闹钟,早点起床,安排好一天的行程,别领导都吃完饭准备出发了,你还赖在床上没起。

一、优秀办公室人需具备的三个习惯

  • 第一件是无论春夏秋冬,除去出差,每天5点左右必定早起打扫庭院,然后看书;第二件事,每天都要为公社办公室里的每个人倒垃圾;第三件事就是在冬天领导出差返回前一天必定烧火,帮所有办公室看煤火,保证办公室内的温暖

二、工作拼到最后,其实就是拼身体

  • 对办公室人来说,牢记管住嘴、迈开腿,饮食贵有节,运动贵有恒足矣。
  • 节食与长寿

四、珍惜在办公室的每一分钟

  • “耿直姐”们坚信的,“做好自己、提升价值、专业过硬、独善其身”就能屹立于这个世界的信条拥簇者众多,他们相信和外界的交流并不重要,他们相信“酒香不怕巷子深”,他们相信“内向者优势”,他们相信“我不在乎别人的感受是为了让这个世界变得更纯洁”,

五、初入办公室,可以看看哪些书

  • 参谋助手论:为首长服务的艺术

六、职场好习惯,从记日记开始养成

  • 小王明天出发去英国学习,看到他临出发前去领导办公室告别,知道并注意在临行前跟领导打个招呼。这一点值得学习。机会都是领导给的,成绩都是领导干的。切记
  • 所以,关于领导接受采访,一般得先向记者索要采访提纲,然后采访时尽量在场,以便对采访稿件进行核对。同时也便于在领导回答一些问题时给予提示。
  • 抒情型的。往往文笔飞扬,侧重于心情、情绪、想法、感受的记录,偏感性。适合偏多愁善感,需要倾诉,舍不得丢弃生命里每一个美好瞬间的人。流水账型的。严格地记录每天做了什么事情,每件事情从几点持续到几点,不添加个人情绪和思考,对每周、每月、每年所做事情进行盘点统计。思考型的。重在总结出有什么规律,得到了哪方面的提升,包括日常思考、灵感创意、读书笔记、经验总结等。

七、做秘书工作,这样才能万无一失

  • 《昨日要情》
  • 日程表是领导活动安排的大纲和基本指引,在秘书工作的实践中,有的人习惯用月日程表,有的人习惯用周日程表,还有人更细致,会制作每日日程表。
  • 每天早上核对提醒当日安排,晚上确认提醒次日安排

一、机德反映人品

  • 机德不佳的第一个问题是不接电话,这也特别让人痛苦。本来约好的事,或者正在处理一个急事,必须要联系上的时候,你打电话,对方不接,再打,还是没反应。
  • 给别人发短信时,在短信的结尾,我们要注意对于需要回复的短信,要在结尾处表明要求回复,还可根据事态的轻重缓急来建议下一次的联系时间。
  • 同样的短信发送一次即可,不要在短时间内重复发送,形成垃圾短信。

二、微信社交启示录

  • 可以想象,这样的状态被领导和同事看见,肯定会把你判定为一个小肚鸡肠且毫无抗压能力的懦夫。而且,现在的单位这也不行那也不行,你把领导的脸往哪搁呢。

二、如何用5分钟大幅提升一篇公文的质量和水准

  • ,《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》

三、写好公文的第一要务是做亮标题

  • 万能八条是一套写作的僵化模版,其内容如下:领导重视,提高认识;加强宣传,营造氛围;教育培训,提高素质;健全政策法规,完善制度;组织协调,形成机制;增加投入,依靠科技;加强监督,全面落实;总结反思,借鉴经验

五、我们不生产文字,我们只是文字的搬运工

  • 一种是你所在领域最为宏观、最为提纲挈领的一些标准提法,一些放之四海皆准但又不能不说的话,好比“文化大革命”期间,所有人只要写信,哪怕是情书,都要在信的正文上端,先写上一段毛主席语录

一、排排坐吃果果:坐好位置再吃饭

  • 拉近男女之间的距离,拉近上下级之间的距离,拉近陌生和熟悉之间的距离
  • 总的来讲,座次是“尚右尊东”“面朝大门为尊”“以近为上,以远为下”,有些时候甚至都不用你安排,主席坐定,大家互相谦让一番,自觉按地位尊卑入座即可。

一、通知会议:一个都不能少

  • 某次会议开始半天了,一个下属单位的负责人还没到会。石头火急火燎地打去电话,您怎么还不来开会?这个会议很重要,都开始半天了!结果负责人一脸无辜,什么会?石头急了:就是前天发到您手机上的会,今天上午九点在第一会议室的!负责人掏出手机左翻右翻,竟然没有收到短信。这下轮到石头傻眼了。

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