每当身边有职场新人时，我都诚挚的希望他们能够学会使用日历、清单、便利贴以及番茄钟。
因为我明白新人在遇见众多新鲜事物时那种兴奋感，希望接触到众多的事物。但是，职场新人也会很容易出现一个问题，就是太过于沉迷于新鲜的事物，而让自己的时间变得混乱不堪，无法很好的安排工作中的每一件事务。而日历、清单和番茄钟就是用来解决这些问题的。

日历

你可以使用日历来安排你的日程，比如三天后你要到某处去开会，比如下个月你要去某个地方见一个朋友。将你需要做的事情以事件为单位放入你的日历当中，当你需要安排新的事务时，打开你的日历，看看在什么时候有空余的时间，将你的事情安排在这个时间。借助于日历，你可以避免在事务的安排上出现冲突，从而导致你无法完成好其中的任何一件事。在日历的使用上，你可以选择使用系统自带的日历，比如 iPhone 自带的日历，虽然功能不强，但却也够用。当然，你还可以付费买一些更强大的 App ，比如 Fantastical 、Calendar 5 等等。
在使用日历时，需要注意的是，日历的最小单位应该是一件事，比如你要在某时前往某地开某个会议，至于会议的具体事项并不建议你使用日历，比如你应该在参加会议前准备多少份文件，这个不是日历的工作，你应该将其交给清单来做。

清单

在工作中，我们可能要同时跟进多个项目，比如你同时在处理 A 公司 和 B 公司的事情，可能偶尔还要帮一下上司去做一些报告，当事情非常多的时候，总是容易忘记事情，如果单纯依靠大脑来记忆任务，可能随时可能出现的任务会让你忘记别的事务，而一个清单就可以让你更好的解决这个问题。
任务清单：你可以将你要做的任务添加在任务清单上，做完就从任务清单上删去，这样一方面可以减少你大脑记忆的压力（我们的大脑也并不擅长于此），还可以让你可以更加轻松的写日报（从任务清单上去摘抄下来，并进行归纳总结，就是一份非常不错的日报了）。在使用任务清单时，我建议你试试 GTD  ( Getting Things Done )的思想，后面我也会开一篇文章来讲讲我自己的 GTD 实践，这里不再展开细讲。
事务清单：事务清单是一个泛指，举个例子，会议清单。你在第一次参加会议时，可以将参加会议的流程进行记录，比如确定会议时间、地点、与会人员，发送确认邮件，会议前进行会场安排，设备调试等等，将这些事情总结成为一份会议清单，将会帮助你更好的去开下一次会议。当你再次需要开会时，只需要遵循之前总结好的会议清单，就可以很好的安排会议，根本不用再担心中间漏掉哪个环节。
购物清单：如果你不是要享受购物的乐趣，那么非常建议你准备一份购物清单。当我们没有目的在超市中进行选购时，超市会成为一个吃掉海量时间的怪兽，可能不经意间时间就悄悄溜走，半个小时稍纵即逝。在去超市前准备一份清单，可以让你在购物时，节省大量的时间，不把时间消耗在无意义的闲逛上，而且，还不用担心忘记购买某样东西。
清单可以是任何形式的，纸质的、手机上的 App 等等。简单的推荐的话，你可以试试 奇妙清单(Wunderlist，你会发现带你的导师也在用这个)，OmniFocus(很专业，有一定基础再试试)。

便利贴

便利贴是一个好东西，我们在工作时，对于一些小的、暂时无法进行归类的事情和灵光一闪，使用清单、日历都不甚合适，而便利贴，就是此时最好的选择，我们可以将这些事情都记录在便利贴上，并将其贴在我们的显示器旁边，当我们忙完手头的活时，就可以去看看我们的便利贴，看看有哪些东西值得去做，对于有价值的任务，事情，我们可以再将其放在任务清单中，对于有价值的想法，我们可以将其放在我们的印象笔记中（关于印象笔记，可以看看我之前的一篇文章，后续我也会专门针对职场来写一篇印象笔记的文章）。
便利贴除了可以帮助我们管理工作时的灵光一闪，我们也可以借助便利贴来管理我们的生活，在生活中，我们遇到的一些需要记录的事情，可以简单的借助便利贴来记录，并随手贴到我们的冰箱、门上等等，方便我们查看。特别是我们的生活用品，平时使用便利贴记录，去购物前，从便利贴移动到购物清单即可。

番茄钟

番茄钟是用来训练你集中注意力的。
我们时间碎片化不可逆转，但我们可以尽可能的让我们的精力来集中。借助番茄钟，我们可以给自己强行规划一段时间，来做指定的时间（番茄钟默认是25分钟工作，5分钟休息，不断循环）。在番茄钟的时间内，我们要将自己的精力集中在一件事上，从而能够更好的利用这25分钟来工作。在25分钟过后，无论工作是否完成，都要开始5分钟的休息，以放松脑子，在这五分钟里，你可以去给自己泡杯茶，去趟洗手间洗把脸，清醒一下（在休息的过程中，不要玩手机或做一些需要消耗精力的事情，这样会让你在稍后的番茄钟里很难进入状态）。在完成四个番茄后，可以进行一次15分钟的休息，来缓解连续工作带来的压力。
番茄钟的另一个好处是可以让你学习将原本碎片化的时间逐渐整合。在工作中经常会遇见随时有人要来找你讨论事情，你可以告诉他，你目前正在进行一个番茄时间，并告诉他可以在这个番茄完成后再来找你讨论，这样一方面可以让你保持自己的节奏，另一方面也让对方知道你并非不愿与他沟通，只是确实有事要做。稍加推迟可以让双方都准备的更加充分，而且，事实上大部分事情都没有紧急到需要立刻、马上去做。
番茄钟软件我比较钟爱 潮汐和 Forest

其他

我如今能够形成这样的思想，受到了很多书的影响，如果你有空，不妨看看下面这些书：

• 搞定：无压工作的艺术：这本书分一、二、三，我只看了一。因为我随后形成了一个相对比较高效（我比较务实，够用即可）的 GTD 的系统，无需花费太多的时间在其中，适合自己的才是最好的。
• 断舍离：断舍离的思想可以让你的生活更加简单，这也是我所喜欢的。

除此之外，我在 mac 上使用 OmniFocus 和 OmniPlan 来进行任务和项目管理，学习过程中听的课程如下,如果你也使用这两款软件，下面这两个课程可能对你有所帮助。

• 项目管理神器 — OmniPlan For macOS
• 时间管理神器 — OmniFocus For macOS

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